Zeiterfassung in Agenturen: für viele Mitarbeiter ein rotes Tuch

Machen wir uns nichts vor. Die Zeiterfassung ist unter den Mitarbeitern der Agenturbranche ungefähr so beliebt wie Blinddarm-Entzündung und Wurzelbehandlung auf einmal. Aber woran liegt das?

Aus langjähriger Erfahrung weiß ich, dass das Hauptproblem in der irrigen Annahme liegt, dass die Zeiterfassung primär dazu dient, Anwesenheiten und Produktivität der Mitarbeiter zu messen, was die „Angst“ vor der Zeiterfassung durchaus erklärt.  Die vorgenannten Punkte können Nebenprodukte der Zeiterfassung sein, sind aber nicht das Hauptaugenmerk. Es geht vielmehr bei der Zeiterfassung in ERP-Systemen um die Erfassung und Überwachung von direkten Personalkosten auf den Kostenträgern (Kunden, Jobs, Bereiche), um den Erfolg zu messen und Budgetüberschreitungen frühzeitig zu erkennen, damit das Unternehmen proaktiv gesteuert werden kann. Es geht also primär um den Erfolg der Projekte und somit um den Erfolg des Unternehmens und aller Mitarbeiter.

Die Zeiterfassung ist Grundlage für die Überwachung und Bewertung des Erfolgs des Unternehmens. Auf diese Aussage lässt es sich genaugenommen auf den Punkt zusammenfassen.

Erfahrungsgemäß lassen sich große Erfolge hinsichtlich der Akzeptanz der Zeiterfassung im Unternehmen dadurch erzielen, wenn den Mitarbeitern in kleinen Workshops die betriebswirtschaftliche Notwendigkeit anschaulich erklärt wird und die Zeiterfassung somit keine „Blackbox“ für den Mitarbeiter mehr bleibt.

Ein häufiges Argument, das ich in der Praxis darüber hinaus häufig höre ist der mit der Zeiterfassung verbundene Zeitaufwand. Das ist vorsichtig ausgedrückt Blödsinn. Ein Zeiterfassungseintrag dauert selbst ohne die vielen möglichen Automatismen und Hilfestellungen in PROAD maximal fünf bis zehn Sekunden. Selbst bei einer Anzahl von 20 Zeiterfassungseinträgen pro Tag spricht man von einem Gesamtaufwand von deutlich unter fünf Minuten am Tag.

Die Zeiterfassung ist in der Tat ein Zeitfaktor, wenn man Zeiten auf einen Zettel schreibt und dann erst am Ende des Tags oder - noch schlimmer - am Ende der Woche nachträgt. Dann kommen sogar noch weitere Nachteile hinzu, dass Jobs aufgrund von fehlenden Zeiten in Soll-Ist-Analysen im schlimmsten Fall bis Ende der Woche gut dastehen, obwohl das nicht der Fall ist.

Deshalb sollten Zeiten immer nach Abschluss einer Tätigkeit erfasst werden.

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