Schlau in 60 Sekunden! Heute: die Vollzeiterfassung.

In unserer Serie „Schlau in 60 Sekunden!“ erklären wir regelmäßig kurz, knapp und praxisnah die wichtigsten Begriffe des Agenturcontrollings. Heute: die Vollzeiterfassung.

Wie lange hat ein Mitarbeiter auf einem bestimmten Projekt gearbeitet? Besonders für die Abrechnung von Einzelkosten in Bezug auf die Kostenträger ist die Antwort auf diese Frage extrem wichtig für eine Agentur. Ein Überblick kann nur durch eine umfangreiche Zeiterfassung erreicht werden.

In vielen Agenturen wird die Zeit, die Mitarbeiter auf den unterschiedlichen Projekten arbeiten, nur vereinfacht, sporadisch oder nur für bestimmte Kunden erfasst. Allerdings ist Zeit eine der wichtigsten Waren, die Agenturen verkaufen. Deshalb ist die Zeiterfassung auch so bedeutend. Unterschieden wird bei der Zeiterfassung zwischen Voll- und Teilzeiterfassung. Während bei der Teilzeiterfassung lediglich die kundenbezogenen Stunden erfasst werden, bezieht die Vollzeiterfassung zusätzlich auch die agenturbezogenen Stunden (wie z.B. Meetings) mit ein.

Mit den aus der Vollzeiterfassung gewonnenen Daten lassen sich so Aussagen zum Aufwand für verschiedene Jobs sowie zum Aufwand für interne Meetings und administrative Tätigkeiten treffen. Auch die Mitarbeiter- und Agenturauslastung bleibt stets im Blick.

Die Zeiterfassung verfolgt dabei keineswegs das Ziel, Mitarbeiter und deren Anwesenheit zu kontrollieren. Vielmehr geht es um den kontinuierlichen Überblick aller geleisteten Stunden. So können Budgetüberschreitungen deutlich schneller erkannt werden, um dann gegenzusteuern. Die Vollzeiterfassung lässt sich spielend und ohne großen Zeitaufwand mit Hilfe einer Agentursoftware managen.

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