PROAD SKY: So schaffen Sie Transparenz in der Rechnungskontrolle

Eine Rechnung flattert ins Haus oder eben in den Mail-Account. Und jetzt geht’s ans Eingemachte: Alle hierin enthaltenen Punkte müssen gecheckt werden – etwa der Leistungsumfang oder der Leistungszeitraum. Das bedeutet auch, dass alle Schnittstellen eines Unternehmens, alle Abteilungen, die involviert sind, in die Rechnungskontrolle mit einbezogen werden müssen.

Um diesen Vorgang zu vereinfachen, haben wir unseren Service bei PROAD SKY mit dem Modul „Rechnungsprüfung“ erweitert und bieten unseren Vertragskunden eine optimierte Rechnungsprüfung an.

Eingehende Rechnungen können an andere PROAD Benutzer zur Kontrolle weitergeleitet und unabhängig voneinander bearbeitet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese gebucht, ungebucht, mit oder ohne Positionen erfasst wurden.

 

Das System erleichtert die Rechnungsprüfung und leitet den Nutzer Schritt für Schritt durch den Prozess, beginnend bei den Eingangsrechnungen. Dort lässt sich unter dem Button „Rechnungsprüfung“ der entsprechende Mitarbeiter auswählen, der die Rechnung prüfen soll. Damit man diese nicht jedes Mal händisch auswählen muss, können im Vorfeld Jobmanager festgelegt werden, die zur Rechnungsprüfung autorisiert sind. Zahlt man Rechnungen zu spät, muss man mit Folgekosten, wie Mahngebühren rechnen. Um das zu verhindern und keine Deadline zu verpassen, lässt sich ein Zeitfenster einrichten, in dem die Kontrolle erledigt sein muss. Ist eine Rechnung an die zur Kontrolle berechtigten Personen freigegeben, bekommen diese innerhalb des Systems eine Nachricht mit der Freigabe zur Bearbeitung. Anschließend wird der Dialog wieder geschlossen und die Funktion ist bereit für die nächste Anwendung.

Bereits abgelegte und überarbeitet Rechnungen können von allen Berechtigten eingesehen und ebenfalls kommentiert werden, um eine lückenlose Übersicht des Status Quo zu gewährleisten. Hierfür lässt sich ein Korrekturstatus zuordnen, der die jeweiligen Zustandsphasen des internen Rechnungsstatus transparent macht. Innerhalb dieses Bearbeitungsprozesses sind Änderungen jederzeit möglich.

Welche Phasen gibt es und, was bedeutet der jeweilige Korrekturstatus für jeden an dem Prozess Beteiligten?

  • Keine Korrektur: Der Eintrag wurde nicht korrigiert und der Prüfungsstatus ist noch offen
  • Korrektur ok: Der Prüfungsstatus ist abgeschlossen, da der Eintrag als ok gekennzeichnet wurde
  • Korrektur nicht ok: Der Eintrag wird als nicht ok gewertet, daher ist der Prüfungsstatus offen.
  • Nicht relevant: Der Eintrag wird nicht mehr ausgewertet. Diese Markierung wird beispielsweise verwendet, wenn eine Prüfungsanfrage versehentlich an die falsche Person gestellt wurde.

Die einzelnen Prüfungseinträge einer Eingangsrechnung werden gebündelt und zeigen dem für die Rechnungskontrolle Verantwortlichen den Status der Prüfung an. Hierbei stehen folgende Felder zur Verfügung:

  • Prüfung: Diese Bezeichnung erscheint, wenn eine Rechnung zur Prüfung verteilt wurde
  • Zu prüfen bis: Bei dieser Markierung wird das am weitesten in der Zukunft liegende Datum aller Prüfungseinträge angezeigt.
  • Prüfungsstatus: Dieses Feld zeigt den Gesamtstatus der Rechnung an und wird anhand der Einzeleinträge auf der Tab "Rechnungsprüfung" dargestellt.

TIPP: Richten Sie sich passende Favoriten in der Dialogliste ein, indem Sie z.B. nur Daten anzeigen lassen, deren Prüfungsstatus "ungeprüft" ist. So haben Sie immer eine aktuelle Liste der Rechnungen, die noch nicht vollständig geprüft wurde.

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